Neste artigo, mostraremos um pouco como podemos nos tornar mais produtivos ao priorizar as nossas tarefas.
Dessa forma, veremos diversos tópicos que nos ajudarão a desenvolver esse importante tema.
Sendo objetivo e simples, podemos falar que você sairá daqui mais produtivo e mais organizado.
Talvez, você possa ficar até surpreso com o quanto você evoluiu ao ler esse artigo.
Esse artigo irá ser importantíssimo para aqueles que desejam manter uma vida social, familiar e, principalmente, profissional equilibrada.
Então, acompanhe essa jornada, que será bastante legal.
Com tudo isso dito, falaremos inicialmente das principais formas de como você pode priorizar as suas tarefas, incluindo modelos e exemplos que você pode adotar, hoje, na sua rotina.
Sem mais delongas, vamos ao conteúdo…
Formas de Priorizar as suas Tarefas
Falamos na introdução, que esse assunto seria fundamental para você, que deseja se tornar produtivo, principalmente, no ambiente de trabalho.
Dessa forma, iremos te mostrar modelos e exemplos de como você pode se tornar mais produtivo no seu dia, gerando e agregando mais para as pessoas em sua volta.
Antes de tudo, precisamos contextualizar um pouco sobre o que seria priorizar as suas tarefas.
Sendo bastante intuitivo, priorizar tarefas nada mais é do que criar um ranqueamento de prioridade, levando em consideração o prazo, importância e análise.
Quando falamos de prazo, estamos que será priorizada aquela atividade que estiver mais próxima da finalização do tempo estimado.
Em relação a importância, nada mais é do que analisar o impacto da sua atividade para você e para os outros.
E por fim, a análise daquela atividade precisa ser levada em consideração, criando uma avaliação daquilo que foi feito e aquilo que precisa ser realizado.
Dessa forma, você conseguirá analisar a sua produtividade e estabelecer um novo prazo, consequentemente um novo ranking, para aquilo que você irá fazer.
Assim sendo, estamos aptos a estudar um pouco dos modelos de como você pode se tornar mais produtivo, priorizando suas tarefas.
Então, sem muita conversa, vamos para o primeiro modelo que é: GUT.
Médoto GUT
Antes de tudo, vamos entender a etimologia da sigla GUT, para que consigamos priorizar as nossas tarefas seguindo esse modelo
A sigla GUT, nada mais é do que a abreviação para gravidade, urgência e tendência, estabelecendo um ranking para as suas tarefas seguindo esses parâmetros.
Previamente, é preciso falar que todos esses parâmetros seguem um nível crescente de prioridade de 1 – 5, onde o nível 1 é o mais baixo e o nível 5 é o mais alto.
Agora, estamos prontos para partir para o primeiro parâmetro: Gravidade.
Gravidade
Em primeiro lugar temos a: Gravidade
Sendo direto, a gravidade será analisada através do impacto e importância daquilo para você.
Então, seguindo a lógica do método GUT, a gravidade será divida em 5 níveis:
- Nenhuma gravidade
- Baixa
- Média
- Muito
- Extremamente
Urgência
Em segundo lugar temos a Urgência.
De forma direta, a urgência está correlacionada ao prazo e à pressão daquela atividade. Ou seja, em quanto tempo você precisa realizar determinada tarefa.
Com isso, a Urgência terá 5 níveis:
- Possível esperar
- Pouco urgente
- Requer atenção
- Muito urgente
- Atenção imediata
Tendência
Por fim, temos a tendência.
Basicamente, a tendência é analisar a projeção daquela atividade no seu futuro e se aquela tarefa tende a se manter estável ou tende a piorar.
Logo, a Tendência terá 5 níveis:
- Nada irá mudar
- Existe uma tendência em piorar no longo prazo
- Tendência de piorar no médio prazo
- Existe a possibilidade de piorar amanhã
- Vai piorar hoje
Com isso, finalizamos o método GUT e iremos para o segundo método que é o: RICE.
Médoto RICE
Em segundo lugar, iremos falar do método RICE, uma ferramenta fundamental para priorizar suas tarefas.
De forma geral, RICE é um acrônimo que representa Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).
Esta abordagem é mais analítica do que intuitiva, funcionando de maneira semelhante ao método GUT, onde seus critérios são categorizados com base na prioridade necessária.
Alcance (Reach)
Aqui, avaliamos o percentual de alcance de um projeto ou atividade dentro de um determinado período. Quanto mais amplo o alcance, maior a pontuação.
Impacto (Impact)
Este critério foca na dimensão do impacto da ação. Podemos aplicar uma escala da seguinte forma:
Pontuação 3: Impacto muito significativo;
Pontuação 2: Considerável;
Pontuação 1: Moderado;
Pontuação 0.5: Pequeno;
Pontuação 0.25: Mínimo.
Confiança (Confidence):
A “Confiança” refere-se a quão seguro você se sente em relação a projetos e tarefas, levando em consideração seu entusiasmo e confiança. A escala é a seguinte:
Pontuação 100%: Alta confiança;
Pontuação 80%: Confiança moderada;
Pontuação 50%: Baixa confiança.
Esforço (Effort)
Aqui, estima-se o esforço necessário para a execução de uma tarefa ou projeto, levando em conta o tempo que os profissionais envolvidos devem investir.
A medida utilizada neste critério é o “pessoa-mês”, que determina quanto de trabalho um membro da equipe pode realizar e entregar em um mês.
Mantenha em mente que a matriz RICE é uma ferramenta valiosa para priorizar com eficácia, permitindo que você tome decisões embasadas em dados.
Dessa forma, estamos com os dois métodos mais utilizados para que você possa priorizar as suas tarefas da forma mais saudável possível.
Portanto, analisando de uma forma imparcial e panorâmica, iremos falar se vale a pena priorizar suas tarefas, levando em consideração apenas aquilo que foi falado neste artigo.
Vale a pena Priorizar as suas Tarefas?
Por fim, iremos falar um pouco se vale a pena ou não priorizar suas tarefas.
Vimos que a habilidade de priorizar e elencar as atividades não é uma tarefa fácil, no entanto ela pode te trazer diversos frutos que você nunca iria imaginar ter.
Priorizar suas tarefas pode te trazer mais conforto no seu prazo, tendo em vista que você está de acordo com a urgência daquela atividade.
Além disso, essa capacidade traz uma vantagem competitiva absurda, justamente pelo fato de que você está mais produtivo, focando apenas naquilo que realmente importa.
Para finalizar, essa habilidade agrega de forma direta na sua organização, levando em consideração que agora você sabe gerir o seu tempo.
Então, a resposta para a pergunta do tópico é: Sim. Vale a pena!
Se você botar na balança os benefícios de um lado e os malefícios de outros, você irá perceber que existem muito mais benefícios.
Além disso, priorizar suas tarefas transcende o ambiente profissional, podendo agregar na sua vida pessoal também, como: Organização, responsabilidade e flexibilidade.
Enfim…
Então, por hoje é só! E a mensagem é: Priorize as suas tarefas .
Esperamos que tenha sido útil todo este material e tenha contribuído de alguma forma para a sua jornada em entender e aprender mais sobre como priorizar as suas tarefas.
Portanto, para obter mais informações semelhantes, continue acompanhando nossas postagens para se manter atualizado sobre diversos temas. Te aguardo no próximo encontro conosco!
